Damit die Verwaltung von Daten aus Katalogen trotz unterschiedlicher Formulare und Ausgabemöglichkeiten dennoch stets übersichtlich und einheitlich bleibt, herrscht im 2intra.net System eine bestimmte Funktionsabfolge, an die sich alle Aktionen dieses Moduls orientieren, jedoch nicht immer zwingend. Verschaffen wir uns nun einen Überblick über die Katalogfunktionen.

Bitte beachten Sie, dass die hier abgebildeten Katalogfunktionen nur die Standardfunktionen sind und dass die Abbildung möglicherweise nicht alle Katalogfunktionen enthält, die in der Zwischenzeit von Ihrer IT Abteilung hinzugefügt wurden. Dennoch bietet die Grafik einen hervorragenden Überblick.

1] Datensätze listen
Diese Funktion ruft die Ausgabedatei für Katalogdatensätzen auf, die für jenen Katalog definiert wurde. Dabei kann es sich entweder um die automatische Datenausgabe handeln, oder aber um eine benutzerdefinierte Datei. Aus der meist verkürzten und zum Teil unvollständigen Datenliste eines Katalogs, kann man zur Detailansicht eines bestimmten Datensatzes gelangen.

10] Datensatz Detailansicht
Nun wird der gewählte Eintrag (Datensatz) vollständig ausgelesen. Handelt es sich bei der Detailansicht um eine Benutzerdefinierte Datei, so kann diese entsprechende Daten aus Querverzweigten Katalogen auslesen und den Inhalt des Verweises ausgeben.
Hier stehen u.a. weitere Funktionen zur Verfügung, falls man das entsprechende Recht zum Ausführen jener Funktionen besitzt.

11] Datensatz löschen
Wurde die vorherige Sicherheitsabfrage für das Löschen bestätigt, erfolgt der Aufruf der Seite zum Entfernen von Datensätzen und der gewählte Datensatz wird entfernt. Bei fehlerfreier Ausführung erfolgt eine Weiterleitung zur Bestätigungsseite und der Option von dort aus wieder zur Katalogansicht zu gelangen. Anderenfalls wird eine entsprechende detaillierte Fehlermeldung samt Anweisungen ausgegeben.

12] Datensatz bearbeiten
Für das Bearbeiten des Datensatzes wird der Datensatz in ein Bearbeitungsformular eingelesen. Wurde die vorherige Sicherheitsabfrage für das Löschen bestätigt, erfolgt der Aufruf der Seite zum Entfernen von Datensätzen und der gewählte Datensatz wird entfernt. Bei fehlerfreier Ausführung erfolgt eine Weiterleitung zur Bestätigungsseite und der Option von dort aus wieder zur Katalogansicht zu gelangen. Anderenfalls wird eine entsprechende detaillierte Fehlermeldung samt Anweisungen ausgegeben.

2] Neuen Datensatz hinzufügen
Um einen neuen Datensatz hinzufügen zu können, wird ein Eingabeformular entsprechend der Katalogstruktur, also den Datentypen & Attributen generiert. Um die Eingabe entsprechend zu optimieren werden für kurze Text-, Datums- und Zahlenfelder einfache Inputfelder, für lange Texte große Eingabefelder und für SET Werte Auswahlfelder generiert. Ferner werden laut den Attributen auch die Standardwerte in die entsprechenden Felder eingetragen.

3] Katalogspalten umbenennen
Dazu werden der Katalogname, sowie alle enthaltenen Spalten in ein Änderungsformular eingelesen und können nach belieben verändert werden.

4] Neuen Katalog anlegen
Das Anlegen von neuen Katalogen erfolgt in zwei Schritten. Der Erste Schritt ist die Definition von Katalogname und der Auswahl der Katalogkategorie unter welcher man den neuen Katalog führen möchte. Dazu wird ein Formular aufgerufen, in dem die Angaben entsprechend ausgewählt / eingegeben werden können.

Da Kataloge in der Hierarchie unterhalb von Mandanten geführt werden ist der Mandant bereits ausgewählt und eingetragen. Falls die Auswahl der Katalogkategorien keine für Ihren Katalog entsprechende Auswahl enthält, legen Sie den Katalog vorerst in einer anderen Kategorie an und bitten die Administratoren darum die gewünschte Katalogkategorie entsprechend anzulegen. Danach können Sie den Katalog jederzeit einer anderen Kategorie oder gar Mandanten zuordnen.

5] Katalogspalten (Struktur) ändern
Hier wird die gesamte Katalogstruktur ausgelesen und eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung gestellt wie z.B. die Änderung der Mandant- & Katalogkategoriezuordnung, das Hinzufügen von neuen Spalten, das Ändern der bereits definierten Spalten sowie das Entfernen von Spalten.

13] Katalogzuordnung ändern
Um die Katalogzuordnung bezüglich Mandant und Katalogkategorie ändern zu können, werden alle Mandanten und Katalogkategorien in Auswahlfelder eingelesen und können entsprechend ausgewählt werden. Dabei wird der aktuell gewählte Mandant so wie die Katalogkategorie als gewählt in die Auswahlfelder eingelesen.

14] Spalte löschen
Wurde die vorherige Sicherheitsabfrage für das Löschen bestätigt, erfolgt der Aufruf der Seite zum Entfernen von Katalogspalten und die gewählte Spalte wird entfernt. Bei fehlerfreier Ausführung erfolgt eine automatische Weiterleitung zur 5) Katalogspalten (Struktur) ändern Seite. Anderenfalls wird eine entsprechende detaillierte Fehlermeldung samt Anweisungen ausgegeben.

15] Spalte bearbeiten
Für die Änderung der Spaltenkonfiguration wird die gewählte Spalte in ein Bearbeitungsformular eingelesen. Hier haben Sie die Möglichkeit sowohl den Datentyp, als auch die dazugehörigen Attribute zu verändern. Je nachdem welchen Datentyp Sie wählen, werden mögliche Felder aktiv bzw. inaktiv um eine sinnvolle Konfiguration vornehmen zu können.

15] Spalte hinzufügen
Das Formular für das Anlegen neuer Spalten ist dem Formular zum Ändern von Spalten sowie der Verfahrensweise ähnlich daher an dieser Stelle keine erneute Beschreibung.

6] Katalog durchsuchen
Um den Katalog nach bestimmten Inhalten / Daten durchsuchen zu können, wird ein Suchdefinitionsformular ausgegeben, in welchem man die Suchkriterien definieren kann.
Dabei hat man die Möglichkeit datentypspezifische Suchattribute angeben zu können. Zum Beispiel bei Datumsfeldern nach Einträgen vorher oder nachher, bei Zahlenfeldern nach größeren, kleineren oder exakt der gleichen Zahl und bei SET Feldern nach einem der vordefinierten Werte aus der Wertemenge.
Folgende Suchattribute sind je nach Datentyp möglich: exakt, exakt nicht, beginnend mit, endend mit, beinhaltend, nicht beinhaltend, egal, nicht, = gleich, < kleiner, > größer, vorher, nachher.

10] Datensatz Detailansicht
Für einen Datensatz aufgerufen werden und der Eintrag so bearbeitet bzw. detailliert ausgelesen werden. Anderenfalls wird eine entsprechende detaillierte Fehlermeldung samt Anweisungen ausgegeben.

7] Katalog exportieren
Über den Katalogexport ist es möglich die Daten in verschiedene Formaten zu exportieren, um diese entweder zu sichern oder aber um die Daten über externe Tabellenkalkulationsprogramme einzulesen und auszuwerten.

8] Katalog leeren
Wurde die vorherige Sicherheitsabfrage bestätigt, erfolgt der Aufruf der Seite zum Leeren von Katalogen und der Katalog wird geleert. Bei fehlerfreier Ausführung erfolgt eine Weiterleitung zur Bestätigungsseite und von dort automatisch wieder zur Katalogansicht. Anderenfalls wird eine entsprechende detaillierte Fehlermeldung samt Anweisungen ausgegeben.

9] Katalog löschen
Wurde die vorherige Sicherheitsabfrage bestätigt, erfolgt der Aufruf der Seite zum Löschen von Katalogen und der Katalog wird gelöscht. Bei fehlerfreier Ausführung erfolgt eine Weiterleitung zur Bestätigungsseite und von dort automatisch wieder zur Katalogansicht. Anderenfalls wird eine entsprechende detaillierte Fehlermeldung samt Anweisungen ausgegeben.

etc. etc. etc.